Инструкция По Организации Кадровой Работ

Инструкция по организации кадровой работы

Список документов, которые нужно иметь на участке кадровой работы. Соберите в организации все документы, которые есть по кадрам.

Каждому кадровику в процессе работы приходится оформлять много однотипных документов, и эти документы должны быть оформлены правильно и единообразно. Безусловно, законодательством определены основной порядок заполнения унифицированных форм, трудовых книжек, содержание трудового договора. Но чтобы организовать работу с документами именно в вашей компании, желательно разработать Инструкцию по кадровому делопроизводству и график документооборота.

Утвердить прилагаемую Инструкцию об организации работы с руководящими кадрами центрального аппарата Министерства транспорта и.

Наименование предприятия (организации, учреждения) в соответствии с учредительными документами ИНСТРУКЦИЯ по организации кадровой работы I. Общие положения 1.1. Настоящая инструкция разработана в соответствии с... (Указать основание со ссылкой на дату и номер соответствующего решения: приказа, поручения и т.д.). 1.2. Настоящая инструкция определяет порядок осуществления кадровой работы, а также порядок применения положений нормативно-правовых актов при осуществлении этой работы структурными подразделениями и должностными лицами предприятия: по организации рекрутинга сотрудников; по организации адаптации сотрудников; по организации мотивации сотрудников; по организации профессионального обучения (тренинга) сотрудников; по организации контроллинга сотрудников; по организации ротации сотрудников; по организации документирования кадровой работы. 1.3. Инструкция по организации кадровой работы утверждается генеральным директором предприятия по представлению директора кадровой службы. Нормы и правила, содержащиеся в настоящей инструкции, являются обязательными для исполнения всеми структурными подразделениями кадровой службы и ее сотрудниками, а также должностными лицами, уполномоченными организовывать кадровую работу в структурных подразделениях предприятия. II. Организация рекрутинга сотрудников 2.1. Поиск сотрудников. 2.1.1. Поиск сотрудников - выполняемая в рамках рекрутинга совокупность действий по обработке информации о лицах, профессиональные и личностные качества которых удовлетворяют общим требованиям, предъявляемым к кандидатам на вакансии предприятия, а также выявлению на основе результатов обработки этой информации потенциальных кандидатов. Работа по поиску сотрудников организуется группой поиска отдела рекрутинга (специалистом по поиску группы рекрутинга) в соответствии с поисковым заданием начальника отдела (группы). 2.1.2. Организация поиска сотрудников включает: 2.1.2.1. Подготовительные работы. 2.1.2.2. Распространение информации об открытии вакансии <52>. 2.1.2.3. Сбор информации о лицах, рассматриваемых в качестве потенциальных кандидатов на вакансию. 2.1.2.4. Систематизация и анализ информации. 2.1.2.5. Формулирование и представление предложений по персональному составу потенциальных кандидатов на рассмотрение руководства отдела (группы). 2.1.3. Подготовительные работы включают: 2.1.3.1. Формулирование общих требований профессиональным и личностным качествам потенциальных кандидатов. 2.1.3.2. Определение основных и резервных каналов для распространения и сбора информации о потенциальных кандидатах. 2.1.3.3. Определение лимита числа потенциальных кандидатов для включения в предварительный список. 2.1.3.4. Определение сроков поиска потенциальных кандидатов. 2.1.3.5. Оценку внутренних ресурсов предприятия для заполнения вакансии. 2.1.4. Распространение и сбор информации о потенциальных кандидатах организуется в соответствии со схемой 2.1. Основные и резервные информационные каналы определяются в соответствии с поисковым заданием. -------------------------------------------¬ ¦ Каналы распространения и сбора информации¦ ¦ о потенциальных кандидатах на вакансии ¦ L----------------T-------------------------- ¦ ------------------¬ ---------+-------¬ ----------------------------¬ ¦ Общие ¦ ¦ Личные ¦ ¦ Корпоративные ¦ L--------T--------- L--------T-------- L-------------T-------------- ¦ ¦ ¦ ---------+--------¬ ---------+-------¬ --------------+-------------¬ ¦ Печатные СМИ ¦ ¦ Должностные ¦ ¦ Кадровые агентства, службы¦ ¦ ¦ ¦лица предприятия¦ ¦трудоустройства и занятости¦ L--------T--------- L--------T-------- L-------------T-------------- ¦ ¦ ¦ ---------+--------¬ ---------+-------¬ --------------+-------------¬ ¦ Электронные СМИ ¦ ¦ Коллеги ¦ ¦ Учебные заведения ¦ L------------------ L--------T-------- L-------------T-------------- ¦ ¦ ---------+-------¬ --------------+-------------¬ ¦ Родственники ¦ ¦ Организаторы ярмарок ¦ ¦ и друзья ¦ ¦вакансий, бизнес-семинаров,¦ ¦ ¦ ¦ тренингов ¦ L--------T-------- L---------------------------- ¦ ---------+-------¬ ¦ Деловые ¦ ¦ партнеры ¦ ¦ предприятия ¦ L----------------- Схема 2.1 2.1.5. Систематизация и анализ информации о потенциальных кандидатах организуются с целью предварительного определения степени соответствия профессиональных и личностных качеств лиц, рассматриваемых в качестве потенциальных кандидатов, общим требованиям предприятия. Информация, подлежащая систематизации и анализу, должна быть представлена по форме, предусмотренной приложением 1 <53> к настоящей инструкции. 2.1.6. Недостающая информация о профессиональных и личностных качествах лиц, рассматриваемых в качестве потенциальных кандидатов, запрашивается непосредственно у этих лиц по форме, предусмотренной приложением 2 к настоящей инструкции. 2.1.7. Формулирование предложений по персональному составу потенциальных кандидатов производится на основе результатов анализа соответствующей информации и в пределах лимита, установленного поисковым заданием, при этом предпочтение отдается лицам, профессиональные и личностные качества которых в наибольшей степени соответствуют общим требованиям предприятия. Представление предложений на рассмотрение руководства отдела (группы) производится по форме, предусмотренной приложением 3 к настоящей инструкции. Решение о допуске потенциальных кандидатов к участию в мероприятиях отбора принимает начальник отдела (группы) рекрутинга. После этого организуются подведение итогов этапа поиска и постановка задач на этап отбора. 2.2. Отбор сотрудников. 2.2.1. Отбор сотрудников - выполняемая в рамках рекрутинга совокупность действий по обработке информации о лицах, рассматриваемых по итогам процедуры поиска в качестве потенциальных кандидатов на вакансии предприятия, проверке и уточнению этой информации, а также выявлению на основе результатов обработки этой информации кандидатов для найма на работу. Работа по отбору сотрудников организуется группой отбора отдела рекрутинга (специалистом по отбору группы рекрутинга) в соответствии с отборочным заданием начальника отдела (группы). 2.2.2. Организация отбора сотрудников включает: 2.2.2.1. Проверку информации о потенциальных кандидатах. 2.2.2.2. Уточнение информации о потенциальных кандидатах. 2.2.2.3. Проведение первичного собеседования с потенциальными кандидатами, результаты проверки и уточнения информации о которых признаны удовлетворительными. 2.2.2.4. Углубленное изучение информации о потенциальных кандидатах, результаты участия которых в первичном собеседовании признаны удовлетворительными. 2.2.2.5. Проведение вторичного собеседования с потенциальными кандидатами, результаты углубленного изучения информации о которых признаны удовлетворительными. 2.2.2.6. Проведение комплексного экзамена для потенциальных кандидатов, результаты участия которых во вторичном собеседовании признаны удовлетворительными. 2.2.2.7. Формулирование и представление предложений по персональному составу кандидатов для найма на работу на рассмотрение руководства отдела (группы). 2.2.3. Информация о потенциальных кандидатах, подлежащая проверке, запрашивается с мест их прежней работы (учебы) по форме, предусмотренной приложением 4 к настоящей инструкции. При выявлении несоответствий между информацией, предоставленной кандидатом, и информацией, предоставленной в ответе на запрос, организуется проверка информации, достоверность которой вызывает сомнения, из независимых источников. 2.2.4. Информация о потенциальных кандидатах, требующая уточнения в связи с результатами проверки либо в связи с несвоевременным или (и) неточным предоставлением такой информации, запрашивается непосредственно у этих кандидатов в порядке, предусмотренном п. 2.1.6 настоящей инструкции. Вся обработанная информация формируется в досье кандидата, которое ведется на протяжение последующих мероприятий отбора. 2.2.5. К проведению первичного собеседования допускаются потенциальные кандидаты, результаты проверки и уточнения информации о которых признаны удовлетворительными. Кандидаты, допущенные к первичному собеседованию, информируются об этом письменно по форме, предусмотренной приложением 5 к настоящей инструкции. Кандидаты, не допущенные к первичному собеседованию, информируются об этом письменно по форме, предусмотренной приложением 6 к настоящей инструкции. Для организации собеседования используются: досье кандидата; план собеседования; описание вакансии (должности или работы); перечень вопросов; тестовые задания. В собеседовании, помимо потенциального кандидата и сотрудника, ответственного за отбор, участвуют начальник группы отбора (заместитель начальника группы рекрутинга) и начальник структурного подразделения, в котором имеется соответствующая вакансия. В ходе собеседования: проверяются личные документы кандидата; уточняются и дополняются (на основании представленных документов) сведения о кандидате, не уточненные (не полученные) ранее; кандидату задаются вопросы, непосредственно относящиеся к предмету собеседования, и заслушиваются его ответы; даются ответы на вопросы кандидата, непосредственно относящиеся к предмету собеседования; изучаются, предварительно оцениваются и сравниваются деловые качества кандидата. Ход собеседования фиксируется по форме, предусмотренной приложением 7 к настоящей инструкции. Результаты предварительной оценки деловых качеств потенциального кандидата фиксируются по форме, предусмотренной приложением 8 к настоящей инструкции. 2.2.6. На основе документов, в которых зафиксированы ход собеседования и результаты предварительной оценки деловых качеств формулируются предложения по персональному составу потенциальных кандидатов - участников вторичного собеседования. Затем организуется углубленное изучение информации о потенциальных кандидатах - участниках вторичного собеседования. С этой целью дистанционно организуются анкетирование и тестирование соответствующих кандидатов. Программа анкетирования и тестирования определяется решением начальника отдела (группы) рекрутинга. По результатам анкетирования и тестирования персональный состав участников уточняется, при этом предпочтение отдается кандидатам, деловые качества которых в наибольшей степени соответствуют описаниям соответствующих вакансий. Информирование кандидатов, допущенных (не допущенных) ко вторичному собеседованию организуется в порядке, предусмотренном п. 2.2.5 настоящей инструкции. 2.2.7. Во вторичном собеседовании, помимо потенциального кандидата и сотрудника, ответственного за отбор, участвуют начальник отдела (группы) рекрутинга, специалист, занимающий должность (выполняющий работу), аналогичную соответствующей вакансии, и психолог. В ходе собеседования: объявляются основные результаты анкетирования и тестирования; уточняются и дополняются (на основании представленных документов) сведения о кандидате, не уточненные (не полученные) ранее; кандидату задаются вопросы, непосредственно относящиеся к предмету собеседования, и заслушиваются его ответы; даются ответы на вопросы кандидата, непосредственно относящиеся к предмету собеседования; изучаются, оцениваются и сравниваются деловые качества кандидата. Для организации собеседования используются: досье кандидата; план собеседования; общие условия найма на работу; перечень вопросов; тестовые задания. Ход собеседования и результаты предварительной оценки деловых качеств потенциального кандидата фиксируются в порядке, предусмотренном п. 2.2.5 настоящей инструкции. 2.2.8. На основе документов, в которых зафиксированы ход собеседования и результаты оценки деловых качеств, формулируются предложения по персональному составу потенциальных кандидатов - участников комплексного экзамена. Предпочтение отдается кандидатам, деловые качества которых по итогам мероприятий отбора признаны в наибольшей степени соответствующими описаниям соответствующих вакансий. Информирование кандидатов, допущенных (не допущенных) к комплексному экзамену, организуется в порядке, предусмотренном п. 2.2.5 настоящей инструкции. Организация комплексного экзамена осуществляется в соответствии с Положением о квалификационном экзамене и оценке профессиональных качеств сотрудников предприятия. 2.2.9. По результатам комплексного экзамена формулируются предложения по персональному составу кандидатов для найма на работу. Предпочтение отдается кандидатам, набравшим по итогам комплексного экзамена наибольшее количество баллов. Предложения рассматриваются руководством отдела (группы), после чего докладываются руководителю предприятия по форме, предусмотренной приложением 9 к настоящей инструкции. Решение руководителя предприятия оформляется соответствующей резолюцией. Кандидаты, с которыми следует заключить трудовые договоры, информируются об этом письменно по форме, предусмотренной приложением 10 к настоящей инструкции. Кандидаты, которым отказано в заключении трудовых договоров, информируются об этом письменно по форме, предусмотренной приложением 11 к настоящей инструкции. По требованию кандидата, которому было отказано в заключении трудового договора, ему сообщается в письменной форме о причине отказа. Необоснованный отказ в заключении трудового договора - т.е. отказ, обусловленный обстоятельствами, не связанными с деловыми качествами кандидата, не допускается. 2.3. Наем сотрудников. 2.3.1. Наем сотрудников - выполняемая в рамках рекрутинга совокупность действий по заключению трудовых договоров с лицами, успешно прошедшими отбор. Работа по найму сотрудников организуется группой найма отдела рекрутинга (специалистом по найму группы рекрутинга) в соответствии с заданием начальника отдела (группы). 2.3.2. Организация найма сотрудников включает: 2.3.2.1. Ознакомление сотрудника, поступающего на работу, с проектом трудового договора. 2.3.2.2. Ознакомление сотрудника, поступающего на работу, с основными локальными нормативными актами, действующими на предприятии. 2.3.2.3. Рассмотрение письменного заявления сотрудника о заключении с ним трудового договора. 2.3.2.4. Проведение медицинского осмотра сотрудника в случаях, предусмотренных федеральными законами. 2.3.2.5. Заключение трудового договора. 2.3.2.6. Издание приказа (распоряжения) о приеме сотрудника на работу. 2.3.2.7. Оформление трудовой книжки или (и) внесение в трудовую книжку сотрудника записи о приеме на работу. 2.3.2.8. Оформление документов, сопровождающих прием сотрудника на работу. 2.3.2.9. Ознакомление сотрудника с перечнем сведений, составляющих охраняемую законом тайну, если это необходимо для надлежащего исполнения сотрудником порученной ему в соответствии с трудовым договором работы. 2.3.3. Трудовой договор - письменное соглашение между представителем работодателя (руководителем предприятия или иным уполномоченным должностным лицом предприятия) <54> и соответствующим сотрудником. В соответствии с трудовым договором работодатель обязуется: предоставить сотруднику работу по обусловленной трудовой функции; обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением; своевременно и в полном размере выплачивать сотруднику заработную плату; исполнять иные предусмотренные федеральным законодательством обязанности. Со своей стороны сотрудник обязуется: лично выполнять определенную трудовым договором трудовую функцию (работу); соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя; исполнять иные предусмотренные федеральным законодательством обязанности. В трудовом договоре указываются: наименование работодателя в соответствии с учредительными документами; фамилия, имя, отчество сотрудника; сведения о документах, удостоверяющих личность сотрудника (наименование вида документа, серия, номер, кем и когда выдан); идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) работодателя; сведения о представителе работодателя (наименование должности, фамилия, имя, отчество) и основании, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями (наименование документа, кем издан (выдан), его серия, номер и дата); место и дата заключения трудового договора; условия трудового договора: место работы с указанием сведений, позволяющих его идентифицировать <55>; трудовая функция: работа по должности (профессии, специальности) в соответствии со штатным расписанием с указанием квалификации либо конкретный вид поручаемой сотруднику работы <56>; дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор - также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора со ссылкой на положение соответствующего федерального закона; условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) сотрудника, а также полагающиеся ему доплаты, надбавки, поощрительные выплаты и т.п.); режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного сотрудника он отличается от общих правил, действующих у работодателя); компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда <57>; условия, определяющие в необходимых случаях характер работы, устанавливаемый данному сотруднику; условие об обязательном социальном страховании сотрудника в соответствии с федеральными законами; другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права; дополнительные условия, не ухудшающие положение сотрудника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, а также локальными нормативными актами предприятия, в том числе <58>: об уточнении места работы сотрудника (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте; об испытании сотрудника; о неразглашении сотрудником охраняемой законом тайны; об обязанности сотрудника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если такое обучение проводилось за счет работодателя; о видах и условиях дополнительного страхования сотрудника; об улучшении социально-бытовых условий сотрудника и членов его семьи; об уточнении применительно к условиям работы данного сотрудника прав и обязанностей сотрудника и работодателя, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. По соглашению сторон в трудовой договор могут также включаться права и обязанности сотрудника и работодателя, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, либо вытекающие из условий коллективного договора, соглашений. 2.3.4. Проект трудового договора по форме, предусмотренной приложением 12 к настоящей инструкции, направляется сотруднику для ознакомления вместе с приглашением на работу после сдачи комплексного экзамена. По истечении трех рабочих дней проект трудового договора должен быть завизирован сотрудником и возвращен на предприятие. При необходимости к завизированному проекту прилагается список замечаний, касающихся условий трудового договора. По истечении трех рабочих дней сотруднику письменно сообщается о результатах рассмотрения замечаний. 2.3.5. В случае согласия с условиями трудового договора сотруднику направляется письменное приглашение для ознакомления с основными локальными нормативными актами предприятия. Отметка об ознакомлении сотрудника с основными локальными нормативными актами предприятия оформляется в соответствующем журнале (книге) по форме, предусмотренной приложением 13 к настоящей инструкции. 2.3.6. В случае согласия с условиями труда, предусмотренными основными локальными нормативными актами предприятия, сотрудник подает письменное заявление о заключении трудового договора. При подаче заявления сотрудник должен предъявить документы, необходимые для заключения трудового договора, а именно: паспорт или иной документ, удостоверяющий личность сотрудника; трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые, сотрудник поступает на работу на условиях совместительства, либо ранее выданная сотруднику трудовая книжка не может быть более использована в соответствии с предназначением; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые; документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки; документы, необходимость предъявления которых при заключении трудового договора предусмотрена - с учетом специфики поручаемой сотруднику работы - соответствующими федеральными законами. В случае удовлетворительных результатов проверки документов письменное заявление сотрудника визируется начальником кадровой службы и начальником структурного подразделения, в которое предполагается назначить сотрудника, после чего направляется руководителю предприятия. 2.3.7. Подготовка проекта трудового договора производится на основании соответствующей резолюции руководителя предприятия. В зависимости от характера поручаемой сотруднику работы или (и) условий ее выполнения трудовой договор может заключаться: 2.3.7.1. На определенный срок (но не более чем на пять лет) <59>: на время исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника, за которым в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохраняется место работы; на время выполнения временных (до двух месяцев) работ; для проведения работ, выходящих за рамки обычной деятельности работодателя (реконструкция, монтажные, пусконаладочные и другие работы), а также работ, связанных с заведомо временным (до одного года) расширением производства или объема оказываемых услуг; для выполнения заведомо определенной работы, в том числе и в случаях, когда ее завершение не может быть определено конкретной датой; для выполнения работ, непосредственно связанных с профессиональным обучением сотрудника; в других случаях, предусмотренных федеральными законами. 2.3.7.2. На определенный срок (но не более чем на пять лет) по соглашению между работодателем и сотрудником <60>: с поступающими на работу пенсионерами по возрасту; с лицами, которым по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, разрешена работа исключительно временного характера; для проведения неотложных работ по предотвращению чрезвычайных обстоятельств либо по устранению последствий их наступления; с лицами, избранными по конкурсу на замещение соответствующей должности, проведенному в порядке, установленном трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права; с руководителем, заместителями руководителя и главным бухгалтером предприятия; с лицами, обучающимися по очной форме обучения; с лицами, поступающими на работу по совместительству; в других случаях, предусмотренных федеральными законами. 2.3.7.3. На неопределенный срок, если федеральными законами не предусмотрено иное. 2.3.7.4. При заключении трудового договора в нем по соглашению сторон может быть предусмотрено условие об испытании сотрудника. Такое испытание устанавливается для проверки соответствия сотрудника поручаемой работе в порядке, предусмотренном федеральными законами. В случае, когда сотрудник был фактически допущен к работе без оформления трудового договора, условие об испытании в дальнейшем может быть включено в трудовой договор, если стороны оформили его в виде отдельного соглашения до начала сотрудником работы. В период испытания на сотрудника распространяются положения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, коллективного договора, соглашений, локальных нормативных актов. 2.3.8. Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работодателем и сотрудником, если иное не установлено трудовым договором, либо со дня фактического допуска сотрудника к работе с ведома или по поручению работодателя (его представителя) <61>. Один экземпляр подписанного трудового договора хранится в кадровой службе, второй - выдается на руки сотруднику под роспись (на первом экземпляре). Сотрудник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей: а) в день, определенный трудовым договором; б) на следующий рабочий день после вступления трудового договора в силу; в) в день допуска к работе работодателем, если к этому времени с ним еще не был заключен трудовой договор. Если сотрудник не приступил к работе в установленный день начала работы без уважительных причин, подтвержденных им документально не позднее дня, следующего за днем, установленного в качестве дня начала работы, то трудовой договор аннулируется на основании соответствующего акта по форме, предусмотренной приложением 14 к настоящей инструкции, и в дальнейшем считается незаключенным. 2.3.9. На основании подписанного сторонами трудового договора издается приказ о приеме на работу по форме, предусмотренной приложением 15 к настоящей инструкции <62>. Приказ объявляется сотруднику под роспись в течение трех рабочих дней с даты фактического начала работы. 2.3.10. По истечении пяти дней производится оформление сотруднику <63> трудовой книжки и (или) внесение в нее записи о приеме на работу. Порядок обращения с трудовыми книжками определен соответствующим Положением <64>. 2.3.11. Оформление иных документов, сопровождающих прием сотрудника на работу, включает: 2.3.11.1. Оформление сотрудником личного листка по учету кадров по форме, предусмотренной приложением 16 к настоящей инструкции. 2.3.11.2. Оформление личной карточки по форме, предусмотренной приложением 17 к настоящей инструкции. 2.3.11.3. Оформление личного дела по форме, предусмотренной приложением 18 к настоящей инструкции <65>. 2.3.11.4. Оформление копий документов (выписок из документов) либо справок, связанных с приемом на работу, производится на основании письменного заявления сотрудника. Выдача копий документов (выписок из документов) и справок производится в срок не более трех рабочих дней с даты рассмотрения письменного заявления сотрудника. Копии документов (выписки из документов) и справки, связанные с работой, предоставляются сотруднику безвозмездно, под роспись в соответствующем журнале (книге) по форме, предусмотренной приложением 19 к настоящей инструкции. Оформление справок производится по форме, предусмотренной приложением 20 к настоящей инструкции. 2.4. Изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу (см. далее), допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме, предусмотренной приложением 21 к настоящей инструкции. -------------------------------- <52> При активном рекрутинге. <53> Приложения к Инструкции не приводятся. <54> В зависимости от должностного статуса сотрудника. <55> В случае, когда сотрудник принимается для работы в обособленном структурном подразделении работодателя, расположенном в другой местности - место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения. <56> Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемым в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. <57> Если сотрудник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте. <58> Включаются в трудовой договор по соглашению между представителем работодателя и сотрудником. <59> Перечень адаптирован к условиям работы предприятия. <60> Перечень адаптирован к условиям работы предприятия. <61> В последнем случае трудовой договор в письменной форме должен быть заключен между работодателем и сотрудником в течение трех рабочих дней с даты фактического допуска к работе. <62> Содержание приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. <63> За исключением сотрудников-совместителей. <64> Рассматривается далее. <65> При условии, что последний относится к категории лиц, ведение личных дел в отношении которых является обязательным. III. Организация адаптации сотрудников 3.1. Адаптация сотрудников - согласованный по срокам и методам осуществления комплекс организационных, правовых и иных мероприятий, нацеленных на создание оптимальных условий для самостоятельного эффективного выполнения сотрудником порученной ему работы, а также установления и поддержания повседневных личных контактов с коллегами. Адаптационные мероприятия организуются группой адаптации отдела подготовки кадров (специалистом по адаптации группы подготовки кадров) в соответствии с заданием начальника отдела (группы). 3.2. Организация адаптации сотрудников включает: 3.2.1. Изучение профессиональных и личностных качеств сотрудника с целью определения его способности к адаптации. 3.2.2. Определение типа и состава адаптационной программы. 3.2.3. Индивидуализацию содержания адаптационной программы. 3.2.4. Подготовку проекта адаптационной программы, его рассмотрение и утверждение. 3.2.5. Реализацию адаптационной программы. 3.3. Изучение профессиональных и личностных качеств сотрудника с целью определения его способности к адаптации проводится в соответствии с содержанием задания на основании имеющихся в распоряжении кадровой службы документов. По результатам изучения формулируются письменные предложения по типу и составу адаптационной программы. 3.4. Адаптационная программа - документ, определяющий содержание, методы, сроки и иные показатели адаптационных мероприятий. В зависимости от результатов изучения профессиональных и личностных качеств сотрудника адаптационная программа может быть монотипной или комплексной, а по своему составу - одно- или двухкомпонентной, при этом: а) монотипная программа может быть направлена либо на профессиональную, либо на социальную адаптацию сотрудника, комплексная - на оба типа адаптации одновременно; б) двухкомпонентная программа включает этапы первичной и последующей адаптации, однокомпонентная - только этап последующей адаптации. Как правило, вновь принятые на работу сотрудники проходят программу комплексной двухкомпонентной адаптации, а сотрудники, переведенные (в пределах предприятия) на новое место работы - однокомпонентную программу профессиональной адаптации. 3.5. После определения типа и состава проводится индивидуализация адаптационной программы. Основным критерием при этом служит прогнозируемая способность соответствующего сотрудника к адаптации. 3.6. Подготовка проекта адаптационной программы производится по форме, предусмотренной приложением 22 к настоящей инструкции. В содержании документа излагаются: цель адаптационной программы; основные задачи адаптационной программы; основные направления реализации адаптационной программы; планируемые (ожидаемые) результаты реализации адаптационной программы; сроки реализации адаптационной программы (в целом и каждого из ее мероприятий в отдельности); перечень планируемых адаптационных мероприятий (в виде таблицы) <66>; должностные лица (структурные подразделения) предприятия, привлекаемые к реализации адаптационной программы (соответствующих мероприятий); порядок руководства реализацией адаптационной программой; меры всестороннего обеспечения реализации адаптационной программы; порядок осуществления контроля за реализацией адаптационной программы; порядок подведения итогов реализации адаптационной программы; другие сведения, являющиеся существенными для реализации адаптационной программы в целом и ее отдельных мероприятий. Проект согласуется с начальником подразделения, в которое назначен сотрудник, после чего представляется на рассмотрение начальника кадровой службы. 3.7. Не позднее трех рабочих дней с даты утверждения адаптационной программы с ее содержанием должны быть ознакомлены под роспись соответствующий сотрудник и его непосредственный начальник. 3.8. Реализация адаптационной программы возлагается на лиц, указанных в ней в качестве ответственных. Кадровая служба осуществляет: методическое руководство реализацией адаптационной программой; оказание помощи лицам, ответственным за ее реализацию; контроль за реализацией адаптационной программы; оценку результатов ее реализации. 3.9. Не позднее трех рабочих дней с даты реализации адаптационной программы в кадровую службу начальником подразделения, в которое назначен сотрудник, представляется характеристика по форме, предусмотренной приложением 23 к настоящей инструкции. В содержании характеристики указываются основные результаты адаптации сотрудника, контрольные показатели его работы, проявленные им положительные, нейтральные и отрицательные деловые качества. В выводах даются предложения по дальнейшему профессиональному предназначению сотрудника. Характеристика доводится до сведения сотрудника под роспись, после чего приобщается к документам кадровой службы. -------------------------------- <66> Остальные вопросы содержания излагаются в виде связного текста (в пояснительной записке). IV. Организация мотивации сотрудников 4.1. Мотивация сотрудников - согласованный по срокам и методам осуществления комплекс организационных, правовых и иных мероприятий, нацеленных на побуждение сотрудников к эффективному, добросовестному, инициативному труду. Мотивационные мероприятия организуются группой мотивации отдела подготовки кадров (специалистом по мотивации группы подготовки кадров) в соответствии с заданием начальника отдела (группы). 4.2. Организация мотивации сотрудников включает: 4.2.1. Изучение профессиональных и личностных качеств сотрудника с целью определения его мотивированности. 4.2.2. Определение типа и состава мотивационной программы. 4.2.3. Индивидуализацию содержания мотивационной программы. 4.2.4. Подготовку проекта мотивационной программы, его рассмотрение и утверждение. 4.2.5. Реализацию мотивационной программы. 4.3. Изучение профессиональных и личностных качеств сотрудника с целью определения его мотивированности проводится в соответствии с содержанием задания на основании имеющихся в распоряжении кадровой службы документов. По результатам изучения формулируются письменные предложения по типу и составу мотивационной программы. 4.4. Мотивационная программа - документ, определяющий содержание, методы, сроки и иные показатели мотивационных мероприятий. В зависимости от результатов изучения профессиональных и личностных качеств сотрудника упор в мотивационной программе делается на использование мероприятий (мер) материального, нематериального, организационного или социального характера (см. в этой связи схему 4.1). ------------------------------------¬ ¦ Система мотивационных мер ¦ L---T-------------T-------------T---- ----------------+--------¬ ¦ ---------+---------------¬ ¦ Меры материального ¦ ¦ ¦ Меры нематериального ¦ ¦ характера ¦ ¦ ¦ характера ¦ L-----------T------------- ¦ L------------T------------ --------+--------¬ ¦ ---------+-------¬ ¦Заработная плата¦ ¦ ¦ Гарантии ¦ L-------T--------- ¦ L--------T-------- --------+--------¬ ¦ ---------+-------¬ ¦ Премии ¦ ¦ ¦ Компенсации ¦ L-------T--------- ¦ L--------T-------- --------+--------¬ ¦ ---------+-------¬ ¦ Надбавки ¦ ¦ ¦ Льготы ¦ L----------------- ¦ L----------------- ------------------+-----------------¬ ------------+------------¬ -------------+-----------¬ ¦ Меры организационного ¦ ¦ Меры социального ¦ ¦ характера ¦ ¦ характера ¦ L-----------T------------- L------------T------------ --------+--------¬ ---------+-------¬ ¦ Поощрения ¦ ¦ Одобрение ¦ L-------T--------- L--------T-------- --------+--------¬ ---------+-------¬ ¦ Взыскания ¦ ¦ Порицание ¦ L----------------- L----------------- Схема 4.1 4.5. После определения типа и состава проводится индивидуализация мотивационной программы. При этом в равной мере учитываются как уровень внутренней мотивации соответствующего сотрудника, так и степень его подверженности мотивационным мерам (мероприятиям), реализуемым извне. 4.6. Подготовка проекта мотивационной программы производится по форме, предусмотренной приложением 24 к настоящей инструкции. В содержании документа излагаются: цель мотивационной программы; основные задачи мотивационной программы; основные направления реализации мотивационной программы; планируемые (ожидаемые) результаты реализации мотивационной программы; сроки реализации мотивационной программы (в целом и каждого из ее мероприятий в отдельности); перечень планируемых мотивационных мероприятий (в виде таблицы) <67>; должностные лица (структурные подразделения) предприятия, привлекаемые к реализации мотивационной программы (соответствующих мероприятий); порядок руководства реализацией мотивационной программой; меры всестороннего обеспечения реализации мотивационной программы; порядок осуществления контроля за реализацией мотивационной программы; порядок подведения итогов реализации мотивационной программы; другие сведения, являющиеся существенными для реализации мотивационной программы в целом и ее отдельных мероприятий. Проект согласуется с начальником подразделения, в которое назначен сотрудник, после чего представляется на рассмотрение начальника кадровой службы. 4.7. Не позднее трех рабочих дней с даты утверждения мотивационной программы с ее содержанием должны быть ознакомлены под роспись соответствующий сотрудник и его непосредственный начальник. 4.8. Реализация адаптационной программы возлагается на лиц, указанных в ней в качестве ответственных. Кадровая служба осуществляет: методическое руководство реализацией мотивационной программой; оказание помощи лицам, ответственным за ее реализацию; контроль за реализацией мотивационной программы; оценку результатов ее реализации. 4.9. Оценка эффективности мотивационных программ проводится ежеквартально на основании имеющихся в распоряжении кадровой службы документов. По результатам оценки формулируются письменные предложения, направленные на совершенствование мотивационных программ. -------------------------------- <67> Остальные вопросы содержания излагаются в виде связного текста (в пояснительной записке). V. Организация тренинга (профессионального обучения) сотрудников 5.1. Тренинг (профессиональное обучение) сотрудников - согласованный по срокам и методам осуществления комплекс организационных, правовых и иных мероприятий, нацеленных на формирование, закрепление и совершенствование профессиональных знаний, навыков и умений сотрудников. Соответствующие мероприятия организуются группой обучения отдела подготовки кадров (специалистом по обучению группы подготовки кадров) в соответствии с заданием начальника отдела (группы). 5.2. Организация тренинга сотрудников включает: 5.2.1. Формулирование требований к содержанию и направленности профессионального обучения сотрудников. 5.2.2. Определение форм и методов профессионального обучения сотрудников. 5.2.3. Разработку и внедрение системы документирования и соответствующей документации. 5.2.4. Планирование профессионального обучения сотрудников. 5.2.5. Реализация планов профессионального обучения сотрудников. 5.3. Требования к содержанию и направленности профессионального обучения формулируются исходя из потребностей предприятия в сотрудниках соответствующей квалификации и численности и с учетом организационных и иных возможностей предприятия. Сформулированные требования фиксируются в соответствующих документах кадровой службы (программах, перечнях необходимых профессий (специальностей)) и подлежат периодическому уточнению. 5.4. На основе сформулированных требований производится определение форм и методов профессионального обучения сотрудников. Основными формами профессионального обучения являются: - общепрофессиональная подготовка сотрудников; - профессиональная переподготовка сотрудников; - повышение квалификации сотрудников; - обучение сотрудников вторым (и последующим) профессиям; - индивидуальное профессиональное обучение. Основными методами профессионального обучения являются: - теоретические занятия; - контрольные занятия; - практические занятия; - производственная практика; - стажировка. Профессиональное обучение организуется на предприятии, совместно с деловыми партнерами предприятия, а при необходимости - в образовательных учреждениях начального, среднего, высшего профессионального и дополнительного образования в порядке, определяемом коллективным договором, соглашениями, трудовым договором, а также договором с соответствующим образовательным учреждением. 5.5. Разработка и внедрение системы документирования тренинга и соответствующей документации производится кадровой службой во взаимодействии со службой документационного обеспечения управления предприятием. 5.6. Планирование профессионального обучения сотрудников включает: определение перечня профессий, специальностей, квалификаций, профессиональное обучение которым имеет для предприятия приоритетное значение в планируемый период; определение примерной численности обучаемых (по профессиям и в целом); определение персонального состава обучаемых; определение мест профессионального обучения; определение (уточнение) организационных возможностей предприятия по организации профессионального обучения с учетом расчетной численности обучаемых и других существенных показателей; разработка проекта программы организации профессионального обучения на планируемый период; разработка на основе утвержденной программы организации профессионального обучения планов реализации (по направлениям). 5.7. Реализация планов профессионального обучения сотрудников включает: информирование сотрудников о порядке организации профессионального обучения; заключение договоров на профессиональное обучение с образовательными учреждениями, а также с лицами, привлекаемыми к обучению непосредственно на предприятии; формирование учебных групп; подготовку и поддержание в надлежащем состоянии учебно-материальной базы предприятия; проведение учебных занятий; контроль за реализацией спланированных мероприятий. 5.8. Оценка эффективности программы организации профессионального обучения проводится ежеквартально на основании имеющихся в распоряжении кадровой службы документов. По результатам оценки формулируются письменные предложения, направленные на совершенствование организации процесса профессионального обучения. 5.9. Сотрудникам, проходящим профессиональную подготовку, работодатель должен создавать необходимые условия для совмещения работы с обучением, предоставлять гарантии, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором. Сотрудники имеют право на профессиональную подготовку, переподготовку и повышение квалификации, включая обучение новым профессиям и специальностям. Указанное право реализуется путем заключения дополнительного договора между сотрудником и работодателем, а при обучении сотрудника вне предприятия - кроме того, посредством заключения договора между работодателем и соответствующим образовательным учреждением. 5.10. Работодатель <68> вправе заключать ученические договора: а) на профессиональное обучение - с лицами, ищущими работу; б) на профессиональное обучение или переобучение без отрыва или с отрывом от работы - с сотрудниками предприятия, при этом заключенный с сотрудником предприятия ученический договор в период своего действия является дополнительным к трудовому договору. 5.11. В содержании ученического договора указываются: наименование сторон; сведения о наименовании конкретной профессии, специальности, квалификации, приобретаемой учеником в период действия ученического договора; обязанность работодателя обеспечить сотруднику возможность обучения в соответствии с ученическим договором; обязанность сотрудника пройти обучение и в соответствии с полученной профессией, специальностью, квалификацией проработать по трудовому договору с работодателем в течение срока, установленного в ученическом договоре; срок ученичества; размер оплаты в период ученичества. иные условия, определенные соглашением сторон - в частности, форма ученичества: индивидуальное, бригадное, курсовое обучения, иное. Ученический договор заключается на срок, необходимый для обучения данной профессии (специальности, квалификации) в письменной форме в двух экземплярах по форме, предусмотренной приложением 25 к настоящей инструкции. Ученический договор действует со дня, указанного в этом договоре, в течение предусмотренного им срока. В течение срока действия ученического договора на учеников распространяется трудовое законодательство, включая законодательство об охране труда, а его содержание может быть изменено только по письменному соглашению сторон. 5.12. Лицам, успешно завершившим ученичество, при заключении трудового договора с работодателем, по договору с которым они проходили обучение, испытательный срок не устанавливается. В случае, если ученик по окончании ученичества без уважительных причин не выполняет свои обязательства по договору, в том числе не приступает к работе, он по требованию работодателя возвращает ему полученную за время ученичества стипендию, а также возмещает другие понесенные работодателем расходы в связи с ученичеством. 5.13. Для всех поступающих на работу лиц, а также для сотрудников, переводимых на другую работу, работодатель или уполномоченное им лицо обязаны проводить инструктаж по охране труда, организовывать обучение безопасным методам и приемам выполнения работ и оказания первой помощи пострадавшим. Кроме того, работодатель обеспечивает обучение лиц, поступающих на работу с вредными и (или) опасными условиями труда, безопасным методам и приемам выполнения работ со стажировкой на рабочем месте и сдачей экзаменов и проведение их периодического обучения по охране труда и проверку знаний требований охраны труда в период работы на предприятии. 5.14. Сотрудникам, совмещающим работу с обучением в образовательных учреждениях по направлению работодателя или самостоятельно и успешно обучающимся в этих учреждениях, а также сотрудникам, поступающим в указанные образовательные учреждения работодатель обеспечивает предоставление гарантий и компенсаций, предусмотренных федеральными законами, локальными нормативными актами, трудовыми договорами. Основанием для предоставления гарантий и компенсаций служат соответствующие документы, подтверждающие факт успешного обучения (поступления, подготовки к поступлению) сотрудника в образовательном учреждении (образовательное учреждение). -------------------------------- <68> Только юридическое лицо. См. ст. 198 ТК РФ. VI. Организация контроллинга сотрудников 6.1. Контроллинг сотрудников - согласованный по срокам и методам осуществления комплекс организационных, правовых и иных мероприятий, нацеленных на выявление, учет, оценку и сравнение с контрольными (планируемыми) показателями фактических результатов профессиональной деятельности сотрудников. Соответствующие мероприятия организуются отделом (группой) контроллинга в соответствии с заданием начальника отдела (группы). 6.2. Организация контроллинга сотрудников включает: 6.2.1. Формулирование требований к профессиональной деятельности сотрудников и разработку на их основе правил выявления и учета, а также критериев оценки и сравнения результатов профессиональной деятельности сотрудников. 6.2.2. Выбор методов контроллинга и показателей эффективности профессиональной деятельности сотрудников. 6.2.3. Разработку и внедрение системы документирования и соответствующей документации. 6.2.4. Информирование сотрудников о содержании требований к их профессиональной деятельности. 6.2.5. Выявление и учет результатов профессиональной деятельности сотрудников. 6.2.6. Оценку и сравнение результатов профессиональной деятельности сотрудников. 6.2.7. Анализ профессиональной деятельности сотрудников. 6.3. Формулирование требований к профессиональной деятельности сотрудников, разработка на их основе правил выявления и учета, а также критериев оценки и сравнения результатов профессиональной деятельности сотрудников производятся на основании имеющихся в распоряжении кадровой службы документов. Сформулированные (разработанные) требования (правила и критерии) фиксируются в соответствующих документах кадровой службы (положениях, инструкциях, нормах и т.п.) и подлежат периодическому уточнению. 6.4. На основе сформулированных (разработанных) требований (правил и критериев) производится выбор методов контроллинга и показателей эффективности профессиональной деятельности сотрудников. При этом в качестве основного метода контроллинга применяются проверки (см. в этой связи схему 6.1), а в качестве базовых показателей профессиональной деятельности сотрудников - полнота, своевременность и качество исполнения порученной работы, а также степень соблюдения сотрудником требований локальных нормативных актов предприятия (Правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций и т.д.). ----------------------------------¬ ¦ Общие основания прекращения ¦ ¦ трудового договора по инициативе¦ ¦ работодателя ¦ L----------------T----------------- ---------------------------¬ ¦ --------------------------¬ ¦ Неудовлетворительный ¦ ¦ ¦ Ликвидация предприятия ¦ ¦ результат испытания +--+--+ (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)¦ ¦ при приеме на работу ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ (ч. 1 ст. 71 ТК РФ) ¦ ¦ ¦ ¦ L--------------------------- ¦ L-------------------------- ---------------------------¬ ¦ --------------------------¬ ¦ Сокращение численности ¦ ¦ ¦Несоответствие сотрудника¦ ¦ (штата) предприятия +--+--+ занимаемой должности ¦ ¦ (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) ¦ ¦ ¦(выполняемой работе) <81>¦ ¦ ¦ ¦ ¦ (п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)¦ L--------------------------- ¦ L-------------------------- ---------------------------¬ ¦ --------------------------¬ ¦Неоднократное неисполнение¦ ¦ ¦ Однократное грубое ¦ ¦ сотрудником трудовых ¦ ¦ ¦ нарушение сотрудником ¦ ¦ обязанностей <82> +--+--+ трудовых обязанностей ¦ ¦ (п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) ¦ ¦ ¦ (п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)¦ ¦ ¦ ¦ ¦ <83> ¦ L--------------------------- ¦ L-------------------------- ---------------------------¬ ¦ --------------------------¬ ¦ Совершение сотрудником ¦ ¦ ¦ Совершение сотрудником ¦ ¦ <84> виновных действий, ¦ ¦ ¦ <85> аморального ¦ ¦ дающих основание +--+--+проступка, несовместимого¦ ¦ для утраты доверия к нему¦ ¦ ¦ с продолжением работы ¦ ¦ (п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) ¦ ¦ ¦ (п. 8 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)¦ L--------------------------- ¦ L-------------------------- ---------------------------¬ ¦ --------------------------¬ ¦ Принятие сотрудником <86>¦ ¦ ¦ При наступлении ¦ ¦ необоснованного решения, ¦ ¦ ¦ обстоятельств, ¦ ¦ повлекшего ущерб +--+--+ предусмотренных трудовым¦ ¦ предприятию ¦ ¦ ¦договором с руководителем¦ ¦ (п. 9 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) ¦ ¦ ¦ предприятия <87> ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(п. 13 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)¦ L--------------------------- ¦ L-------------------------- -------------+------------¬ ¦Представление сотрудником¦ ¦ подложных документов ¦ ¦ при заключении трудового¦ ¦ договора ¦ ¦(п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)¦ L-------------------------- Рис. 7.1 7.5.1.5. Перевод сотрудника по его письменной просьбе или с его письменного согласия на работу к другому работодателю либо переход на выборную работу (должность). 7.5.1.6. Выраженный в форме письменного заявления отказ сотрудника <80> от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, с изменением подведомственности (подчиненности) организации либо ее реорганизацией. 7.5.1.7. Выраженный в форме письменного заявления отказ сотрудника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора вследствие изменения организационно-технологических условий труда. 7.5.1.8. Выраженный в форме письменного заявления отказ сотрудника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, либо отсутствие у работодателя такой работы. 7.5.1.9. Выраженный в форме письменного заявления отказ сотрудника от перевода на работу в другую местность вместе с работодателем. 7.5.1.10. Документально подтвержденные обстоятельства, не зависящие от воли сторон (см. в этой связи рис. 7.2). ----------------------------------¬ ¦ Общие основания прекращения ¦ ¦ трудового договора, заключенного¦ ¦с нарушением установленных правил¦ L----------------T----------------- ---------------------------¬ ¦ ---------------------------¬ ¦ Заключение трудового ¦ ¦ ¦ Заключение трудового ¦ ¦ договора в нарушение ¦ ¦ ¦ договора на выполнение ¦ ¦ приговора суда <92> +--+--+ работы, противопоказанной¦ ¦(абз. 2 ч. 1 ст. 84 ТК РФ)¦ ¦ ¦ сотруднику по состоянию ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ здоровья ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(абз. 3 ч. 1 ст. 84 ТК РФ)¦ L--------------------------- ¦ L--------------------------- ---------------------------¬ ¦ ---------------------------¬ ¦ Отсутствие у сотрудника ¦ ¦ ¦ Заключение трудового ¦ ¦ документа об образовании ¦ ¦ ¦ договора в нарушение ¦ ¦ <93> (абз. 4 ч. 1 ст. 84 +--+--+ постановления ¦ ¦ ТК РФ) ¦ ¦ о дисквалификации <94> ¦ ¦ ¦ ¦ сотрудника ¦ ¦ ¦ ¦(абз. 5 ч. 1 ст. 84 ТК РФ)¦ L--------------------------- L--------------------------- ------T--------------------T----------------------------------------------¬ ¦ N N ¦ Способ получения ¦ Наименование документа (документов) ¦ ¦п. п.¦ или доставки ¦ ¦ +-----+--------------------+----------------------------------------------+ ¦ 1.¦Почтовая связь ¦Простые и заказные письма, почтовые карточки ¦ ¦ ¦ ¦(открытки), бандероли, посылки (мелкие ¦ ¦ ¦ ¦пакеты), печатные издания (периодика ¦ ¦ ¦ ¦и каталоговая полиграфическая продукция) ¦ +-----+--------------------+----------------------------------------------+ ¦ 2.¦Электронная почта ¦Электронные сообщения с приложенными файлами ¦ ¦ ¦ ¦(текстовыми, графическими, аудио-, фото- ¦ ¦ ¦ ¦и видеодокументами) ¦ +-----+--------------------+----------------------------------------------+ ¦ 3.¦Телеграф ¦Телеграммы (телетайпограммы) ¦ +-----+--------------------+----------------------------------------------+ ¦ 4.¦Телефон ¦Телефонограммы ¦ +-----+--------------------+----------------------------------------------+ ¦ 5.¦Телефакс ¦Телефаксограммы ¦ +-----+--------------------+----------------------------------------------+ ¦ 6.¦Телекс ¦Телексограммы ¦ +-----+--------------------+----------------------------------------------+ ¦ 7.¦Радиосвязь ¦Радиограммы ¦ +-----+--------------------+----------------------------------------------+ ¦ 8.¦Фельдъегерская ¦Срочная или особо важная почтовая ¦ ¦ ¦доставка ¦корреспонденция, в т.ч. письма, бандероли, ¦ ¦ ¦ ¦посылки, доставляемые между разными ¦ ¦ ¦ ¦населенными пунктами ¦ +-----+--------------------+----------------------------------------------+ ¦ 9.¦Курьерская доставка ¦Срочная или особо важная почтовая ¦ ¦ ¦ ¦корреспонденция, в т.ч. письма, бандероли, ¦ ¦ ¦ ¦посылки, доставляемые в пределах одного ¦ ¦ ¦ ¦населенного пункта ¦ +-----+--------------------+----------------------------------------------+ ¦ 10.¦Личная доставка ¦Почтовая корреспонденция личного характера, ¦ ¦ ¦ ¦в т.ч. письма, бандероли, посылки, ¦ ¦ ¦ ¦доставляемые в пределах одного населенного ¦ ¦ ¦ ¦пункта ¦ L-----+--------------------+----------------------------------------------- Рис. 8.1 8.1.3.2. Обработка входящих документов по кадрам в общем случае включает: - прием документа по каналам связи, от курьера или отправителя; - проверку целостности конвертов (упаковки) и вложений; - проверку правильности адресования; - вскрытие конвертов (упаковок); - систематизацию (сортировку) документов на регистрируемые и нерегистрируемые; - регистрацию; - предварительное рассмотрение; - передачу документов на рассмотрение (исполнение). Все операции по обработке документов следует производить в специально приспособленном для этой цели помещении (кадровом делопроизводстве). 8.1.3.3. Доставка почтовой корреспонденции <99> возлагается на курьера или секретаря. Доставленная корреспонденция пересчитывается, после чего производится проверка целостности упаковки и вложений <100>. 8.1.3.4. Проверка правильности адресования выполнятся с целью своевременного выявления документов, предназначенных другим адресатам <101>. После этого производится вскрытие конвертов (упаковок) правильно адресованной почтовой корреспонденции, при этом конверты с пометкой "Лично" не вскрываются, а передаются непосредственно тому лицу, сведения о котором указаны на конверте <102>. 8.1.3.5. Последующая регистрация документов по кадрам включает: простановку на документе регистрационного штампа "Вх. N ___" <103>; присвоение документу регистрационного индекса; внесение присвоенного документу индекса и даты поступления документа в регистрационный штамп; внесение справочных сведений о документе в регистрационную (регистрационно-контрольную) форму (РК (РКФ)) - карточку, журнал или книгу регистрации входящих документов по форме, предусмотренной приложением 61 к настоящей инструкции <104>. 8.1.3.6. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью их распределения на требующие обязательного рассмотрения руководителем предприятия и направляемые непосредственно в структурные подразделения (должностным лицам) предприятия. Предварительное рассмотрение документов осуществляется в зависимости от их адресации исходя из оценки содержания каждого документа и с учетом распределения полномочий между должностными лицами (структурными подразделениями). 8.1.3.7. Документы, адресованные структурным подразделениям или должностным лицам предприятия, обычно передаются непосредственно этим структурным подразделениям (должностным лицам), а документы, не имеющие конкретной адресации либо адресованные руководителю предприятия, передаются последнему. Передача документов на рассмотрение производится с простановкой соответствующей отметки в РКФ. 8.1.3.8. Рассмотренные документы возвращаются с соответствующей резолюцией (см. далее). После этого содержание резолюции вносится в РКФ, а документ, в зависимости от содержания резолюции, передается на исполнение либо - в том случае, если он носит сугубо информационный характер - подшивается в дело <105>. 8.1.3.9. Обработка входящих электронных документов (далее - ЭД) выполняется с соблюдением ряда особенностей. Прием ЭД по каналам сообщений электронной почты производится на единый (официальный) электронный адрес предприятия... (указать конкретно). При регистрации указанных ЭД к регистрационному индексу добавляется знак @ ("эт"), например: N 10/04-06@. В необходимых случаях производится распечатка ЭД с последующим проставлением заверительной надписи (штампа): "Документ получен в электронном виде, распечатка соответствует оригиналу", после чего бумажная копия документа регистрируется в соответствии с вышеизложенными правилами. 8.1.3.10. Обработка входящих телеграмм включает прием (под расписку с проставлением даты и времени приема), регистрацию и передачу документа на рассмотрение (исполнение). Обработка входящих телефонограмм включает прием (запись текста в специальном журнале либо на бланке), регистрацию и передачу документа на рассмотрение (исполнение). Обработка входящих факсограмм включает прием (с последующим делением ленты документа на листы формата А4), регистрацию и передачу документа на рассмотрение (исполнение). При наличии в тексте отметки "С досылкой подлинника" об этом делается отметка в регистрационном штампе. 8.1.4. Организация исполнения входящих документов. 8.1.4.1. Исполнение документов по кадрам организуется в соответствии с резолюцией - кратким письменным распоряжением, сделанным руководителем предприятия (иным лицом, уполномоченным рассматривать соответствующий документ) на документе. В резолюции указываются: фамилия, инициалы и (или) наименование должности исполнителя (при наличии нескольких исполнителей, кроме того, ответственного исполнителя); - содержание поручения (что именно следует выполнить); - срок исполнения; - личная подпись автора резолюции; - дата оформления резолюции. 8.1.4.2. После получения от руководителя предприятия рассмотренных документов по кадровой работе секретарь (иной уполномоченный работник) производит: регистрацию резолюций в РКФ; оперативное оповещение исполнителей (ответственных исполнителей) из числа сотрудников отдела кадров; в необходимых случаях - тиражирование документа в требуемом количестве экземпляров (с последующим учетом копий документа). 8.1.4.3. Выдача документа исполнителю (ответственному исполнителю), как правило, производится не позднее, чем на следующий рабочий день после возвращения документа, под роспись в РКФ. Исполнитель обеспечивает: сохранность документа в процессе работы с ним; своевременное, полное и качественное исполнение документа в точном соответствии с резолюцией; самоконтроль за исполнением документа по существу вопроса; предоставление контролирующим инстанциям достоверных сведений о ходе исполнения документа. 8.1.4.4. Ответственный исполнитель, кроме указанного в п. 8.1.4.3, обеспечивает рациональное распределение обязанностей между соисполнителями, координацию их работы, осуществляет контроль за ее надлежащим исполнением. Соисполнители в этом случае прежде всего обеспечивают своевременный, полный и качественный анализ информации, а также представление ответственному исполнителю необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.). 8.1.4.5. В общем случае исполнение документа по кадровой работе предусматривает: сбор и обработку информации, необходимой для исполнения документа (подготовки проекта ответного документа); подготовку предложений по исполнению документа (проекта ответного документа); уточнение предложений (проекта ответного документа); реализацию предложений (оформление, согласование, представление проекта документа на подпись (утверждение)); информирование лица - автора резолюции об исполнении (подготовку документа к отправке по назначению) в форме отметки об исполнении документа на экземпляре, помещаемом в дело. 8.1.4.6. Проект документа должен отвечать требованиям, предъявляемым к подготовке деловых документов, а также в точности соответствовать сути поручения, указанного в резолюции. В необходимых случаях производится предварительное согласование проекта документа, при этом: а) внешнее согласование, как правило, выполняется: с руководством территориального органа управления (власти) по месту регистрации индивидуального предпринимателя - в случаях, когда в соответствии с законодательством совершение действий, предписываемых документом, допускается только с разрешения этого органа; с юридическими (физическими) лицами, выступающими обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, либо интересы которых затрагиваются в соответствующем документе; с разрешительными инстанциями - в случаях, когда в соответствии с законодательством совершение действий, предписываемых документом, допускается только с разрешения этих инстанций; с органами, осуществляющими государственный контроль (надзор, инспектирование) в определенной области деятельности. б) внутреннее согласование обычно выполняется: со структурными подразделениями, которым в соответствии с документом предписывается выполнение тех или иных поручений; с представительным органом работников, если в соответствии с законодательством такое согласование является обязательным - например, для учета мнения представительного органа работников; с главными (ведущими) специалистами - по направлениям (вопросам) деятельности, затрагиваемым в документе и относящимся к компетенции соответствующих специалистов. 8.1.4.7. До рассмотрения руководителем предприятия проект документа проверяется на предмет соответствия законодательству юристом. Подписанный (утвержденный) оригинал документа регистрируется, тиражируется в требуемом количестве экземпляров и готовится к отправке (см. далее) <106>. Копии документа, подлежащие отправке, рассылаются в соответствии со сведениями об адресате. Контрольный экземпляр документа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел предприятия (см. далее). 8.1.5. Организация работы с исходящими документами. 8.1.5.1. Обработка исходящих бумажных документов в общем случае включает: - прием уполномоченным сотрудником отдела кадров подготовленных к отправке документов от исполнителей (ответственных исполнителей); - проверку правильности оформления, адресования и комплектности документов; - регистрацию документов; - сортировку документов по видам почтовых отправлений и адресам; - простановку адресных сведений на конвертах (упаковках); - фальцовку (перегиб) документов, их вложение в конверты (упаковки); - заклеивание конвертов (упаковок), их маркировку; - упаковку в транспортировочную тару. 8.1.5.2. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и рассылаться по назначению, как правило, в день их подписания (утверждения), но не позднее следующего рабочего дня. Указанные документы принимаются для последующей рассылки секретарем или иным уполномоченным работником <107>: - полностью оформленными; - размноженными в требуемом количестве экземпляров; - с указанием почтового адреса; - в комплекте с приложениями и сопроводительными письмами, если это обусловлено особенностями комплектации соответствующего документа. 8.1.5.3. Регистрация исходящих документов производится по тем же правилам, что и для входящих документов. Сортировка документов - по видам почтовых отправлений и адресам - производится для того, чтобы сократить время на выполнение последующих операций (действий) по подготовке к рассылке. 8.1.5.4. Простановка адресных сведений на конвертах (упаковках) выполняется в соответствии со сведениями, указанными исполнителем (ответственным исполнителем). Фальцовка документов производится таким образом, чтобы при минимальном количестве перегибов размер почтового отправления в точности соответствовал размеру конверта (упаковки). 8.1.5.5. Заклеивание конвертов (упаковок) и их маркировка (наклеивание знаков почтовой оплаты) обеспечивает сохранность почтовых отправлений и их своевременную доставку к месту назначения (без взимания доплаты с адресата). На заказную корреспонденцию составляется реестр. 8.1.5.6. Обработка рассылаемых ЭД производится вышеописанным образом, но с соблюдением ряда особенностей. Отправку ЭД по каналам электронной почты рекомендуется производить с единого (официального) электронного адреса предприятия <108> <109>. 8.1.5.7. Обработка исходящих телеграмм и факсограмм включает прием от исполнителя <110>, регистрацию и отправку. Обработка исходящих телефонограмм включает запись текста в специальном журнале либо на бланке, его подписание уполномоченным работником, регистрацию и последующую передачу по телефону <111>. 8.1.6. Организация работы с внутренними документами по кадрам осуществляется через секретаря (иного уполномоченного работника) теми сотрудникам предприятия, для которых они предназначены, с соответствующей отметкой в РКФ. Примерная схема организации работы с внутренними документами представлена на рис. 8.2. Рис. 8.2 8.2. Контроль исполнения документов. 8.2.1. Контроль исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих своевременное и качественное их исполнение. В общем случае организация контроля исполнения документов по кадровой работе включает: 8.2.1.1. Выявление документов, исполнение которых подлежит контролю. 8.2.1.2. Установление требований к срокам и качеству исполнения документов, подлежащих контролю. 8.2.1.3. Постановку документов на контроль исполнения. 8.2.1.4. Предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов. 8.2.1.5. Проверку соответствия исполнения документов по срокам и качеству на основе ранее установленных требований. 8.2.1.6. Снятие исполненного документа с контроля. 8.2.1.7. Учет, обобщение и анализ хода и результатов контроля исполнения документов. 8.2.1.8. Информирование руководителя предприятия, начальников структурных подразделений, включая начальника отдела кадров, о состоянии исполнительской дисциплины и мерах по обеспечению своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. 8.2.2. Организация контроля исполнения документов по кадровой работе возлагается на инспектора отдела кадров по контролю за исполнением документов. Непосредственный контроль за надлежащим исполнением документов осуществляют руководители соответствующих структурных подразделений, а также ответственные исполнители (исполнители). 8.2.3. На контроль исполнения ставятся все зарегистрированные документы, требующие исполнения и (или) включенные в Табель документов (см. далее). При этом наиболее тщательному контролю, как правило, подлежат входящие документы территориальных органов управления (власти), входящие и внутренние документы, отражающие приоритеты деятельности предприятия, документы, требующие срочного или оперативного исполнения, а также иные документы - по решению руководителя предприятия. 8.2.4. Для постановки документа на контроль в верхней части лицевой стороны его первого листа (у правого поля, на свободном от текста месте) делается соответствующая отметка, обозначаемая штампом "К" или "Контроль". Кроме того, при постановке документа на контроль исполнения в РКФ фиксируются следующие сведения <112>: - содержание поручения (резолюции); - сведения о лице, в соответствии с поручением (резолюцией) которого исполнение документа подлежит контролю либо иное основание для постановки документа на контроль; - сведения об исполнителе (ответственном исполнителе и соисполнителях) документа; - срок исполнения документа, а при необходимости, особые требования к исполнению документа (форма представления (вид документа, специфические требования к содержанию и структуре документа, и т.п.). 8.2.5. На основе сведений, зафиксированных в РКФ, может формироваться контрольная картотека. Такая картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям (ответственным исполнителям), по группам документов (в зависимости от их содержания и функционального назначения) и ведется в бумажном и электронном видах. 8.2.6. Предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов по кадровой работе осуществляется с соблюдением следующих основных правил: а) систематичность. Предварительная проверка проводится на всех этапах исполнения документа; б) регулярность. Предварительная проверка, в частности, организуется: в отношении документов, подлежащих исполнению в предстоящем календарном году - не реже одного раза в текущем году; в отношении документов, подлежащих исполнению в предстоящем месяце - не реже одного раза в текущем месяце; в отношении документов, подлежащих исполнению в текущем месяце - в среднем еженедельно и за неделю до истечения срока исполнения; в отношении документов, подлежащих срочному или оперативному исполнению - ежедневно; в) документальное подтверждение результатов проверки. Все напоминания исполнителям, как и полученная от них информация о состоянии документа, фиксируются в РКФ; г) комплексность. Проверке подлежат и сроки, и качество исполнения документа. 8.2.7. Особое внимание в ходе проверок обращается на соответствие достигнутых результатов содержанию поручения (резолюции). В необходимых случаях исполнителю (ответственному исполнителю) делается напоминание о порядке исполнения документа с простановкой отметки в РКФ. 8.2.8. В исключительных случаях срок исполнения документа может быть изменен на более поздний. С этой целью исполнитель (ответственный исполнитель) не менее чем за три рабочих дня до истечения ранее установленного срока исполнения документа представляет (с ведома своего непосредственного начальника) ответственному за организацию контроля мотивированную письменную просьбу по форме, предусмотренной приложением 62 к настоящей инструкции, с указанием нового срока исполнения документа <113>. 8.2.9. Снятие исполненного документа с контроля допускается после фактического исполнения предусмотренных резолюцией (иным образом) заданий, поручений, запросов и/или документированного подтверждения их исполнения по существу с обязательным сообщением результатов исполнения заинтересованным сторонам. О снятии документа с контроля делается отметка в документе и в РКФ. 8.2.10. Учет, обобщение и анализ хода и результатов контроля исполнения документов по кадровой работе производится путем формирования оперативных и аналитических отчетов. Порядок подготовки и представления отчетов устанавливается руководителем предприятия по представлению начальника отдела кадров. При подготовке отчетов используются сведения, полученные в ходе проверочных мероприятий, а также справки об исполнении документов, регулярно представляемые структурными подразделениями. Формы представления сведений определены приложением 63 к настоящей инструкции. 8.2.11. Посредством справок и отчетов организуется информирование о состоянии исполнительской дисциплины и мерах по обеспечению своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. На основе полученной информации руководитель предприятия принимает решения, направленные на совершенствование работы по исполнению документов и оптимизацию системы контроля за исполнением документов, дает соответствующие поручения начальникам структурных подразделений, включая начальника отдела кадров. 8.3. Организация текущего хранения документов по кадровой работе. 8.3.1. Организация текущего хранения документов по кадровой работе <114> начинается с разработки номенклатуры дел. Номенклатура дел представляет собой разработанный по установленной форме систематизированный перечень наименований (заголовков) дел <115>, применяемых предприятием в процессе осуществления своей деятельности, с указанием сроков их хранения, при этом: а) сводная номенклатура дел включает перечень заголовков всех дел предприятия; б) номенклатура дел отдела кадров включает заголовки дел, относящиеся к организации кадровой работы. 8.3.2. Разработка сводной номенклатуры дел производится на основе номенклатур дел структурных подразделений, в деятельности которых образуются те или иные документы: финансовые, кадровые и т.п. Задачи, решаемые отделом кадров на основе номенклатуры дел по кадровой работе, представлены на рис. 8.3. Рис. 8.5 8.4.2. Заполнение ранее незаполненных реквизитов производится в отношении реквизитов, по тем или иным причинам ранее не заполненных. В случае переформирования дела - например, при изменении обратного хронологического порядка группировки документов на прямой, при выявлении документов, подлежащих изъятию из состава дела - нумерация выполняется заново с применением нумератора или простого карандаша. Старый номер при этом зачеркивается, а не стирается, рядом проставляется новый. В остальных случаях нумерация листов, как правило, только проверяется. 8.4.3. Составление листа-заверителя (заверительной надписи) дела требуется, если это не было выполнено ранее. На перенумерованные дела (см. выше) составляется новый лист-заверитель, который помещается вместе с зачеркнутым листом-заверителем, составленным ранее. 8.4.4. Составление внутренней описи документов дела также производится в тех случаях, когда это не было выполнено ранее. Изменения в составе документов, в т.ч. обусловленные изъятием документов, заменой их копиями и т.п., отражаются в графе "Примечание" <139>. 8.4.5. Брошюровка дела выполняется после удаления из листов дела металлических креплений. Документы подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона либо переплетаются таким образом, чтобы обеспечить наиболее свободное чтение текста всех листов дела. 8.4.6. Проверка полноты и правильности оформления дела, а также его физического состояния выполняется после завершения вышеперечисленных работ. Выявленные в оформлении дела недостатки устраняются, а недостатки в физическом состоянии дела (особенности этого состояния) - отражаются в листе-заверителе дела. 8.4.7. Подготовка к передаче в архив ЭД (БД) предусматривает: - проверку физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив; - запись ЭД (БД) на машинные носители; - проверку качества записи; - описание ЭД; - предварительную простановку архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) ЭД (БД) постоянного хранения и по кадрам; - подготовку комплекта сопроводительной документации. 8.4.8. Передача дел на хранение в архив производится после проведения экспертизы ценности входящих в их состав документов. Экспертиза ценности документов представляет собой процедуру изучения документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение в составе Архивного Фонда РФ <140>. 8.4.9. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов создается экспертная комиссия (ЭК). О создании ЭК руководитель предприятия издает приказ по форме, предусмотренной приложением 72 к настоящей инструкции <141>. В состав комиссии включаются наиболее компетентные (в вопросах отбора документов на архивное хранение) работники в количестве не менее трех человек, в том числе руководитель соответствующего архива (лицо, ответственное за архив). Председателем ЭК обычно назначается работник, курирующий вопросы делопроизводства и архива. 8.4.10. Основные задачи ЭК по отбору документов на хранение в архив представлены на рис. 8.6. ЭК под руководством председателя организует работу по экспертизе ценности документов, подлежащих передаче в архив. Рис. 8.6 Непосредственное выполнение экспертных мероприятий возлагается на ответственного за делопроизводство (с привлечением на время экспертизы необходимого числа работников с соответствующей подготовкой). Промежуточные и итоговые результаты работы по экспертизе ценности документов регулярно рассматриваются на заседаниях ЭК. 8.4.11. Ход заседаний и принятые на них решения фиксируются в протоколах, а вступают в силу - после утверждения протоколов руководителем предприятия. Основные мероприятия по экспертизе ценности документов проводятся по месту их текущего хранения и включают: - отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; - отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; - выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. В ходе отбора, кроме того, проверяются качество и полнота сводной номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел. 8.4.12. Экспертиза ценности традиционных документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения с целью их отбора на архивное хранение проводится методом обязательного полистного просмотра дел. При полистном просмотре дел с отметкой "ЭПК" выявляются и выделяются из их состава документы, подлежащие постоянному хранению. В случае выявления таких документов дела с отметкой "ЭПК" переформировываются <142>. Выделенные из состава дел с отметкой "ЭПК" документы постоянного хранения либо присоединяются к однородным делам, либо формируются в самостоятельные дела, которые затем соответствующим образом оформляются и учитываются. 8.4.13. По результатам экспертизы ценности составляются описи дел структурных подразделений, сформированных из традиционных документов, описи ЭД (БД) постоянного хранения и по кадрам. Одновременно составляются акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. 8.4.14. Передача дел в архив производится по описи дел отдела кадров. Описи дел по форме, предусмотренной приложением 73 к настоящей инструкции, представляются в архив через год после завершения включенных в описи дел в делопроизводстве. Указанные описи подписываются лицами, ответственным за ведение делопроизводства (ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях). Описи дел утверждаются начальником отдела кадров после согласования с ответственным за делопроизводство и ЭК. 8.4.15. Экспертиза ценности ЭД и БД с целью их отбора на архивное хранение производится с учетом ряда особенностей. На первом этапе экспертизы ЭД и БД архив (совместно с ответственными за делопроизводство и ведущим специалистом по информационным технологиям) определяет перечень систем, тем и проектов, ЭД и БД которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. Этот перечень после необходимых уточнений утверждается ЭК. На втором этапе экспертизы - на основании перечня - производится отбор ЭД и БД на постоянное и временное хранение. 8.4.16. Дела (документы), не подлежащие передаче на хранение в архив в связи с истечением срока их хранения или (и) не представляющие более научно-практической ценности, включаются в акт о выделении к уничтожению. Включение дел с истекшим сроком хранения в акт допускается, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен данный акт: например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2004 г. могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2008 г., и т.д. 8.4.17. Акт составляется на дела, выделяемые к уничтожению, индивидуального предпринимателя в целом, при этом название каждого структурного подразделения, документы которого включены в акт, указывается перед группой заголовков дел этого подразделения (как название раздела). Заголовки однородных дел (в пределах структурного подразделения), отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. Форма акта определена приложением 74 к настоящей инструкции. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию) <143>. 8.4.18. После завершения экспертизы ценности документы, подлежащие хранению, передаются в архив. Передача производится не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. 8.4.19. Для организованной передачи дел архивом заблаговременно составляется проект соответствующего графика по форме, предусмотренной приложением 75 к настоящей инструкции. График согласуется с руководителями структурных подразделений, передающих дела, после чего утверждается руководителем предприятия и доводится до сведения начальника отдела кадров и ответственного за делопроизводство. 8.4.20. В соответствии с графиком осуществляется заключительная подготовка дел к передаче в архив. В ходе такой подготовки выполняются следующие мероприятия: - проверка правильности формирования дел; - проверка правильности оформления дел; - проверка соответствия количества дел, подлежащих передаче в архив, учетным данным <144>; - устранение недостатков, препятствующих передаче дел в архив (в необходимых случаях). 8.4.21. Непосредственно перед передачей дел полнота и качество их подготовки проверяется работником архива. Выявленные в ходе проверки недостатки подлежат устранению ответственным за делопроизводство в отведенный для этого срок. 8.4.22. Полностью готовые к передаче дела доставляются в архив работниками соответствующего структурного подразделения ко времени, установленному графиком, при этом особое внимание обращается на обеспечение сохранности дел. Передача и прием дел производится поединично, из рук в руки от ответственного за делопроизводство к работнику архива. 8.4.23. При передаче-приеме дел по кадрам обычно производится и проверка количества листов в составе помещенных в дело документов. О передаче-приеме каждого дела в обоих экземплярах описи дел делается отметка. 8.4.24. Передача в архив ЭД (БД) производится на автономных машинных носителях либо по каналам локальной информационной сети. Вместе с ЭД (БД), как правило, передается и сопроводительная документация. Контроль полноты и качества передаваемых ЭД (БД) осуществляется при помощи сертифицированных программно-технических средств. Информация в составе особо ценных ЭД (БД) может проверяться на предмет идентичности учетным данным методами выборочного просмотра содержания ЭД (БД), сверки контрольных сумм и т.п. 8.4.25. После передачи-приема последнего дела в конце описи заполняются данные (цифрами и прописью о количестве фактически принятых в архив дел и о номерах отсутствующих дел (при выявлении таковых или на основании справок)). Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы в составе этих дел <145>. 8.5. Примерный состав управленческой документации. Табель форм и альбом форм документов. 8.5.1. Состав документации, в том числе и кадровой, конкретизируется с учетом направленности и содержания деятельности предприятия. В целях упорядочения документирования деятельности предприятия разрабатываются унифицированные формы документов (УФД) - совокупность размещенных особым образом на материальном носителе реквизитов и блоков информации, применение которых в составе данной формы обусловлено функциональным назначением документа (группы однородных документов). 8.5.2. УФД разрабатываются в традиционном и электронном видах. Это дает возможность для их последующего применения и в качестве бумажного бланка, и в качестве электронного шаблона соответствующего документа. 8.5.3. В своей совокупности УФД образуют Табель унифицированных форм документов. Табель представляет собой подготовленный в соответствии с определенными правилами перечень унифицированных форм управленческих документов, разрешенных к применению структурными подразделениями и работниками. 8.5.4. Функциональное назначение табеля форм заключается в закреплении правового статуса управленческой документации и образующих ее документов, оптимизации состава управленческой документации, ее функциональности, а также во внедрении и обеспечении единого порядка подготовки управленческих документов. Форма табеля определена приложением 76 к настоящей инструкции. 8.5.5. Альбом унифицированных форм документов - это подготовленный в соответствии с определенными правилами сборник унифицированных форм управленческих документов, разрешенных к применению структурными подразделениями и работниками. Основное функциональное назначение альбома форм состоит в унификации форм представления документированной информации <146>. 8.5.6. Подготовка управленческих документов производится на основе сведений и образцов, имеющихся в составе табеля форм и альбома форм. При подготовке соответствующих видов документов принимаются во внимание требования к их содержанию, структуре, стилю изложения и оформлению. -------------------------------- <95> О режимах хранения документов см. далее. <96> Документов, образующихся в процессе кадровой работы, т.е. в общем случае работы по приему на работу, переводу на другую работу, увольнению работников, а также их обучению, мотивации и адаптации. <97> Электронные документы участвуют в документообороте наравне с бумажными документами. <98> За исключением издаваемых совместно. <99> Из отделения связи, обслуживающего предприятие. <100> На поврежденные документы (документы, поступившие в поврежденном конверте (упаковке)) составляется акт. <101> Ошибочно адресованные документы возвращаются в отделение связи для последующей пересылки к месту назначения. <102> Конверты не уничтожаются в случаях, когда только по указанным на них сведениям можно определить адрес и личность отправителя, время отправки и получения документа, а также при поступлении в конвертах личных или платежных документов. <103> Электронные документы (ЭД) предварительно распечатываются. <104> Ведение РК (РКФ), как правило, производится в бумажном и электронном видах. <105> Подлинник документа, предназначенный для исполнения несколькими структурными подразделениями (должностными лицами), предварительно тиражируется, после чего оригинал получает ответственный исполнитель, а остальные исполнители (соисполнители) - его копии. <106> Исполнитель документа не позже, чем через две недели после окончания работы по исполнению документа возвращает в места хранения документ и, если необходимо, материалы, использованные в процессе его исполнения. <107> Документы, не отвечающие перечисленным требованиям, возвращаются исполнителю на доработку. <108> ЭД отправляется по электронной почте вместе с электронным сообщением, в котором указываются название документа (тема сообщения), его дата, электронный формат, информация об использовании электронной цифровой подписи (ЭЦП), объем документа, информация о "сжатии" документа с указанием использованной программы. <109> ЭД на магнитных (иных небумажных) носителях, как правило, рассылаются вместе с соответствующей документацией, сопроводительным письмом и распечаткой. <110> Подготовленные к отправке телеграммы принимаются завизированными, подписанными, датированными и с отметкой о категории и виде отправления. <111> О чем делается отметка с указанием даты, времени и подписи лица, передавшего телефонограмму. <112> В дальнейшем в РКФ отражаются сведения о ходе и результатах исполнения документов (с указанием даты каждого промежуточного контроля). <113> Об изменении срока исполнения документа в РКФ делается соответствующая отметка. <114> Текущее хранение охватывает период с момента помещения документа в дело (после его исполнения) до момента передачи его в архив индивидуального предпринимателя - как правило, не более двух лет. <115> Дело - совокупность документов, относящихся к одному вопросу (участку, направлению) деятельности и помещенных на хранение в отдельную обложку с соблюдением установленных на этот счет требований, см. далее. <116> В частности, Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000. <117> См. в этой связи Примерную номенклатуру дел кадровой службы. - М. ВНИИДАД, 2002. <118> При уточнении номенклатуры дел по истечении очередного календарного года, кроме того, изучаются документы, образовавшиеся в деятельности данного структурного подразделения за предшествующий период - в частности, их функциональное назначение, виды, состав и содержание. <119> Например, дела, объем которых в течение календарного года превышает 250 листов. <120> Индекс дела - это выполненное арабскими цифрами условное обозначение, чаще всего состоящее из условного номера структурного подразделения (номера раздела - в составе сводной номенклатуры дел) с добавлением (через дефис) порядкового номера соответствующего дела в номенклатуре дел того или иного структурного подразделения (данного раздела сводной номенклатуры дел). Для обозначения индексов дел отведена графа 1 номенклатуры дел. <121> Временное архивное хранение документов - до передачи на постоянное хранение в соответствующее архивное учреждение - может быть организовано индивидуальным предпринимателем собственными силами, совместно с другими индивидуальными предпринимателями (в форме объединенного архива) либо в архивном учреждении на основании соответствующего договора, см. далее. <122> Вместе с проектами номенклатуры дел других структурных подразделений предприятия. <123> В случае коренного изменения функций и структуры подразделений в течение календарного года сводная номенклатура дел подлежит досрочному уточнению (переформированию) и переутверждению. <124> Дела по вопросам, неразрешенным в течение календарного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел следующего календарного года под ранее присвоенным им индексом. <125> Сочетание способов систематизации допускается, если это обусловлено спецификой документов и позволяет обеспечить их более быстрый и безошибочный поиск. <126> Приказы помещаются в дела отдельно от распоряжений. <127> При продолжении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем календарном году, и в следующем календарном году, соответствующие материалы группируются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. <128> О дооформлении дел при их закрытии см. далее. <129> Для обеспечения оперативного и безошибочного поиска дел индекс указывается не только на лицевой стороне, но и на корешке обложки дела (в верхней его части). <130> Число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, а название месяца пишется словами. <131> Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. <132> Дела, содержащие документы временного хранения, допускается передавать на текущее хранение без пересистематизации и нумерации, без составления заверительной надписи. <133> Документы, не подлежащие архивному хранению, состоят на кратковременном хранении в течение предусмотренных сроков, после чего уничтожаются в соответствии с установленным порядком, см. далее. <134> См. Типовую инструкцию по делопроизводству (2005 г.). <135> Нормативы носят рекомендательный характер. См. в этой связи: Основные правила работы архивов организаций. - М.: ВНИИДАД, 2004. <136> После возвращения дел в места хранения экземпляр акта, выданный пользователю, остается в распоряжении последнего, а второй его экземпляр хранится на предприятии. <137> Причины выдачи подлинника документа также фиксируются в соответствующем акте. <138> Предприятия, объединенном архиве или архивном учреждении. <139> В необходимых случаях к описи составляется новая итоговая запись, а также новая заверительная надпись. <140> Федеральный закон "Об архивном деле в РФ" от 22.10.2004 N 125-ФЗ. <141> При организации хранения документов в объединенном архиве может создаваться объединенная ЭК из представителей юридических лиц, осуществляющих хранение документов в указанном архиве. <142> Сроки хранения переформированных дел, включающих документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по сводной номенклатуре дел. <143> Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. <144> Об отсутствующих делах составляется справка, прилагаемая к описи дел структурного подразделения. <145> Наименование передаваемых картотек также включается в опись дел. <146> Кроме того, на основе форм в составе альбома в дальнейшем обычно организуется разработка (доработка) бланков управленческих документов.

Предпринимателей по организации кадровой работы предприятия и просто ведения личных дел, можно найти и скачать должностные инструкции.

Должностная инструкция как вид документа не упомянута в КЗоТ, и с формальной если причиной вашего недовольства является качество его работы. В одной организации к должности рядового кассира были предъявлены.

Настоящая должностная инструкция определяет функциональные и стаж работы по организации управления кадрами на инженерно-технических и.

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового Принимать участие в организации работы, методическом и.

Организация кадровой работы * структура, состав * задачи кадровой службы * должностные инструкции сотрудников подразделения кадров.

Кадровая политика организации — генеральное направление работы с персоналом, отражающее совокупность принципов, методов, набор правил и.

Инструкция устанавливает технологию работы с документами по личному составу и Ответственность за организацию кадрового делопроизводства.